Для организации производства была проделана огромная работа.

Создание рабочего места для отдела продаж.
Почта и Avito были интегрированы в Битрикс24. Все первичные запросы попадают во вкладку "Лиды", где менеджеры сортируют спам от потенциальных заказов. Вся история взаимодействия с клиентом хранится в карточке сделки, лида или контакта. Если запрос является потенциальным заказом, менеджер меняет значение в поле на «Потенциальный заказ», выбирает тип заказа (перепродажа или производство), и лид переходит в сделку, попадая в воронку «Продажи». Сделке автоматически присваивается номер и буква: А — производство, Б — перепродажа.

На каждой стадии воронки автоматически ставятся задачи менеджерам и бухгалтерам. Когда сделка доходит до стадии «Реализация ТЗ», менеджер формирует спецификацию. В карточке сделки создана отдельная вкладка для спецификации, которую менеджер заполняет для корректной работы производственного цеха. Перед закупкой материалов менеджеры подготавливают счета от поставщиков и согласовывают их с руководителем.

Согласование счетов также реализовано в Битрикс24. Менеджеры прикрепляют счета и оставляют комментарии, завершая свою задачу. Руководитель получает задачу на согласование, где видит счета и комментарии, выбирает нужный счет, согласовывает его и завершает задачу. Менеджер видит согласованный счет в сделке.

После стадии «Реализация ТЗ» и определения списка необходимых материалов сделка переходит в воронку «Закупка». Здесь также автоматически ставятся задачи менеджерам и водителям. Водитель перед завершением задачи должен сфотографировать забранный товар до подписания акта приемки, чтобы руководитель мог отследить возможные проблемы.

Автоматизация производства.
Начальник производства принимает товар на склад и фиксирует это в Битрикс24. На производстве два мастера, отвечающие за разные направления. Начальнику производства автоматически ставится задача, где он выбирает дату выполнения заказа и ответственного мастера.

Мастер получает задачи (в зависимости от количества узлов), выбирает исполнителя и сроки выполнения. Исполнитель получает задачу с указанным сроком и узлом, который необходимо выполнить. Задача контролируется: после завершения мастер либо принимает работу, либо отправляет на доработку. Исполнитель может посмотреть спецификацию и производственное задание.

Для контроля этапов производства создана воронка с этапами: запуск в производство, в работе, производство завершено, подготовка к отгрузке. После завершения задач сделка автоматически переходит по стадиям. На стадии «в работе» можно отследить состояние каждого узла.

Когда сделка доходит до стадии «производство завершено», мастер выбирает ответственного за подготовку товара к отгрузке. Исполнитель получает задачу с контролем, прикладывает фотографии, а мастер проверяет выполнение. Если все в порядке, мастер завершает задачу, которая также контролируется начальником производства. После принятия задачи сделка возвращается в воронку «Продажи», и менеджеру с бухгалтером автоматически ставятся задачи.

Оптимизация журнала работ и табеля сотрудников.
По выполненным работам сотрудников формируется электронный журнал работ. Раньше журнал велся в бумажном виде, что затрудняло обработку данных. Теперь в журнале настроены фильтры, позволяющие отслеживать работы по сотрудникам и видам задач.

Для упрощения составления табеля сотрудники отмечают начало и конец рабочего дня в Битрикс24. Чтобы сотрудники не забывали это делать, настроены регулярные задачи: «Начни рабочий день» за 10 минут до начала и «Закончи рабочий день» за 5 минут до окончания. Если сотрудник начинает или заканчивает день не вовремя, руководитель видит это в табеле.

Создание шаблонов документов.
Для упрощения работы менеджеров созданы шаблоны документов. Теперь компания формирует документы для клиентов в едином корпоративном стиле. Сотрудники создают документы менее чем за минуту, избегая ошибок.

1. Визуализация статусов сделок и этапов производства:
- 100% прозрачность — все заказы и сделки отображаются в Битрикс24 с указанием текущего статуса.
- Сокращение времени на поиск информации — руководитель теперь может отслеживать этапы сделок и производства в реальном времени, что экономит до 10 часов в неделю.

2. Автоматизация учета рабочего времени и задач:
- Табель учета рабочего времени заполняется автоматически, что исключает ошибки и экономит 15 часов в месяц.
- Журнал работ фиксирует все выполненные задачи, что позволяет,отслеживать активность сотрудников с точностью до 95%

3. Улучшение координации и ответственности:
- Задачи теперь назначаются в системе, что исключает путаницу и повышает ответственность сотрудников.

4. Оптимизация производственных процессов:
- Снижение простоев — сотрудники больше не выполняют несвойственные им задачи, что повысило эффективность производства.
- Своевременная отгрузка — благодаря автоматическому контролю за наличием компонентов, заказы теперь отгружаются без задержек.